Een veilig gevoel geven aan je medewerkers? Knuffel ze!

Presidential Hug 2

Als je, net als ik, regelmatig op bijeenkomsten komt die gaan over Duurzame Inzetbaarheid of Smart Industry is het je misschien opgevallen dat er altijd gezegd wordt dat medewerkers zich wel ‘veilig’ moeten voelen. Want, zo wordt gezegd, zonder dat veilige gevoel kun je het gesprek niet aangaan en is er geen vertrouwen. Verder dan deze ‘matter of fact’ uitspraak komt het meestal niet. Er wordt weinig gesproken over wat dat veilige gevoel dan is en waarom dat belangrijk is. Laat staan dat je antwoord krijgt op de allerbelangrijkste vraag: hoe creëer je dan zo’n veilig gevoel? Het leek mij hoog tijd voor een artikel hierover.

Dat het gevoel van veiligheid in elk veranderproces essentieel is, daar ben ik het volledig mee eens. In mijn vorige artikel ‘Thuis hebben ze toch ook een smartphone?’ beschrijf ik waarom. Kort samengevat zien onze hersenen elke verandering als een bedreiging. Dit activeert automatisch ons bedreigingssysteem, waardoor we hyperalert en een beetje paranoïde worden. Daar komt bij dat ons brein gevoelig is voor omgeving; in een omgeving met meer potentiële bedreigingen is ons bedreigingssysteem automatisch actiever dan in een veilige omgeving. Het werk is zo’n omgeving met potentiële bedreigingen, zeker tegenwoordig waar veranderingen elkaar steeds sneller opvolgen en er verwacht wordt van medewerkers dat ze nadenken over hun eigen ‘duurzame inzetbaarheid’.

Maar waarom is dat erg dan, zo’n actief bedreigingssysteem?

Om aan energie te komen legt een actief bedreigingssysteem andere ‘minder essentiële’ delen van ons brein stil. Waaronder onze prefrontale cortex, die we nodig hebben om rationeel na te denken en te oefenen met nieuw gedrag. Oftewel: als een medewerker zich onveilig voelt zal hij niet registreren wat je tegen hem zegt in een gesprek en is hij niet in staat om zijn gedrag aan te passen. Behoorlijk problematisch als je het gesprek aan wilt gaan over iemands duurzame inzetbaarheid of je organisatie mee wilt krijgen in een verandertraject. Ze slaan niet op wat je zegt en ze kunnen er niks mee. De reactie is altijd één van drie: ze gaan zich verzetten, ze vluchten weg in ontkenning of er komt helemaal geen reactie. Fight, flight or freeze. Niet wat je wilde bereiken. Maar wat werkt dan wel?

Ons brein heeft gelukkig nog meer systemen en die kunnen ons in deze situatie helpen. Het beloningssysteem is daar een van. Dit systeem is in staat om ons bedreigingssysteem wat te kalmeren of, nog beter, te voorkomen dat het actief wordt. Het beloningssysteem werkt door middel van een aantal chemische stoffen genaamd neurotransmitters. Als de neurotransmitters van ons beloningssysteem vrijkomen geeft het ons een positief gevoel. Er zijn verschillende soorten en die hebben allemaal net een ander effect. Het warme en fijne gevoel van ons veilig voelen wordt veroorzaakt door oxytocine.

Hoe werkt oxytocine?

Ze zeggen wel vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Dat heeft te maken met de manier waarop oxytocine werkt. Wanneer deze neurotransmitter vrijkomt groeit ons gevoel van veiligheid en vertrouwen. Maar het is een langzame stof, dus het heeft tijd nodig om zich op te bouwen. Deze stof komt vrij wanneer we knuffelen en zoenen. Aangeraden wordt 8 knuffels per dag per medewerker. Denk je hiermee tegen wat ethische bezwaren aan te gaan lopen, dan is er gelukkig nog een andere manier: oprechte tijd en aandacht. Mensen laten zien dat je de tijd voor ze neemt, luistert naar wat ze zeggen en er iets mee doet. Daar reageert ons beloningssysteem op, dan komt er oxytocine vrij en dan krijgen we vertrouwen in de ander.

Maar de cirkel is nog niet helemaal rond. Want hoe zorgt dit vertrouwen er dan voor dat we ons minder bedreigd voelen? Oxytocine heeft een interessante wisselwerking met de stof cortisol. Cortisol komt vrij wanneer ons bedreigingssysteem langere tijd actief is (meer dan een uur) en veroorzaakt wat we in volksmond noemen stress. Grote hoeveelheden cortisol hebben een remmende werking op oxytocine. Met andere woorden: als we stress hebben zijn we automatisch wantrouwender. Maar de andere kant op werkt het ook; grote hoeveelheden oxytocine hebben een remmende werking op cortisol. Oftewel: in aanwezigheid van iemand die we vertrouwen ervaren we minder stress.

De voordelen van je veilig voelen

Als een leidinggevende het gesprek aan wil gaan over duurzame inzetbaarheid, heeft hij dus een dubbel voordeel als de medewerker hem/haar vertrouwt:

1. het bedreigingssysteem van de medewerker is rustig, want hij/zij bevindt zich in een omgeving waarin er weinig potentiële gevaren zijn.

2. wanneer het bedreigingssysteem actief wordt gedurende het gesprek is de leidinggevende in staat dit weer te kalmeren. De oxytocine die vrijkomt doordat deze leidinggevende luistert naar de medewerker en hem geruststelt, remt de cortisol.

Maar zoals gezegd is vertrouwen er niet van het ene op het andere moment. Wil je dat medewerkers zich veilig voelen dan zal je als leidinggevende dus veel oprechte tijd en aandacht aan ze moeten besteden. En in tijden van verandering is deze tijd en aandacht extra van belang. Is er veel stress bij de medewerkers? Dan zullen ze minder snel vertrouwen hebben in hun leidinggevende en de organisatie. Het is dus belangrijk om dit ook aan te pakken.